Repères · fiche n° 2
Les documents d'une séance du conseil municipal
Convocation, délibération, extrait, liste des délibérations, procès-verbal, compte rendu : six termes souvent confondus. Ils ne désignent pas tous le même type de document et n'obéissent ni aux mêmes règles, ni aux mêmes délais. Savoir lequel demander, et quand, change tout.
Avant la séance
La convocation porte l'ordre du jour. En Alsace-Moselle, elle est faite trois jours au moins avant la séance, et la veille en cas d'urgence (article L. 2541-2 du code général des collectivités territoriales). Dans les communes de 3 500 habitants et plus, le délai passe à cinq jours francs et une note explicative de synthèse accompagne chaque affaire soumise au conseil (article L. 2121-12).
La note de synthèse est le document le plus utile pour comprendre une décision : c'est là que l'administration explique aux élus ce qu'ils vont voter. Elle est adressée aux conseillers et n'a pas à être publiée avec l'ordre du jour. Tant que la décision est en cours d'élaboration, c'est un document préparatoire, que le droit à communication ne couvre pas (article L. 311-2 du code des relations entre le public et l'administration) ; une fois la délibération intervenue, elle est en principe communicable, sous réserve des exceptions prévues par ce code.
Pendant la séance
Le conseil désigne son secrétaire de séance (article L. 2541-6, propre au droit local). Il ne délibère valablement que si la majorité de ses membres en exercice est présente (article L. 2121-17). Les décisions prennent la forme de délibérations, inscrites dans un registre et numérotées dans l'ordre de la séance (articles L. 2121-23 et R. 2121-9).
Après la séance
La délibération est l'acte lui-même : ce que le conseil a décidé, avec son numéro, son objet, son dispositif et le résultat du vote. Ce qui circule en ligne est presque toujours un extrait du registre, revêtu d'un cartouche qui porte la date de réception en préfecture et la date de publication.
La liste des délibérations examinées par le conseil est affichée à la mairie et mise en ligne sur le site de la commune, lorsqu'il existe, dans un délai d'une semaine (article L. 2121-25). La loi lui demande de recenser les affaires examinées ; elle ne remplace pas le texte des délibérations, et elle ne dit ni le sens du vote, ni les motifs.
Le procès-verbal retrace la séance : présents, quorum, affaires examinées, votes. Son régime national ne s'applique pas en Alsace-Moselle, sans que cela dispense la commune d'en tenir un — voir l'encadré sur le droit local.
Le compte rendu de séance a changé de statut le 1er juillet 2022 : la loi n'impose plus sa publication, que prévoyait alors l'article L. 2121-25, et c'est la liste des délibérations qui assure désormais la publicité immédiate de la séance (ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021). Le recueil des actes administratifs a disparu au même moment pour les communes de 3 500 habitants et plus. Le mot continue de circuler et désigne encore un document réel : c'est son régime de publication qui a changé.
| Document | À quoi sert-il ? | Quand ? |
|---|---|---|
| Convocation | annonce les affaires qui seront examinées | 3 jours avant ; 5 jours francs dès 3 500 habitants |
| Note de synthèse | informe les conseillers sur chaque affaire | avec la convocation, dès 3 500 habitants |
| Délibération | porte la décision votée | après le vote |
| Extrait du registre | la copie de la délibération qui circule | après le vote |
| Liste des délibérations | recense les affaires examinées | dans la semaine |
| Procès-verbal | conserve la trace de la séance | après la séance |
| Compte rendu | régime de publicité modifié en 2022 | — |
Droit local : ce qui change en Moselle, dans le Bas-Rhin et le Haut-Rhin
L'article L. 2121-15, qui fixe au niveau national le contenu du procès-verbal et ses modalités de publication, figure parmi les dispositions écartées par l'article L. 2541-1.
Cela ne crée pas de vide. Interrogé sur ce point, le ministère a répondu que les communes des trois départements ne sont pas dispensées de conserver une trace des discussions, faits et décisions du conseil, et qu'il leur revient d'établir un compte rendu des séances ou un document en tenant lieu (réponse ministérielle, Sénat, question écrite n° 02802 du 2 février 2023).
Le règlement intérieur, obligatoire dès 3 500 habitants et à adopter dans les six mois de l'installation du conseil (article L. 2541-5), peut préciser les modalités retenues par la commune. Il n'est pas tenu de tout détailler : son silence ne vaut pas dispense. La convocation, elle, obéit à l'article L. 2541-2.
Un document manque ?
Toute personne physique ou morale peut demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux (article L. 2121-26). Le droit d'accès aux documents administratifs couvre le reste : notes de synthèse une fois la décision prise, conventions, marchés, rapports (articles L. 311-1 et suivants du CRPA).
La demande peut être faite oralement ou par écrit, et n'a pas à être motivée : une administration ne peut pas exiger qu'elle soit écrite. En pratique, un courriel ou un courrier vaut mieux, parce qu'il conserve la preuve et la date.
Un mois de silence vaut refus. Vous avez alors deux mois pour saisir la Commission d'accès aux documents administratifs. La saisine est gratuite, et c'est un préalable obligatoire avant tout recours devant le tribunal administratif.
Vérifier une délibération
Un acte publié sous forme électronique l'est intégralement, dans un format non modifiable et téléchargeable. Sa version électronique porte, en caractères lisibles, les prénom, nom et qualité de son auteur, ainsi que la date de mise en ligne, et la publicité dure deux mois au moins (article R. 2131-1).
Cette date n'est pas un détail de forme : c'est elle qui fait courir le délai de recours devant le tribunal administratif. Sans date, le point de départ est incertain, et il revient à la collectivité de justifier qu'elle a accompli la formalité.
La publicité et le contrôle de légalité sont deux choses distinctes. Pour les délibérations soumises au contrôle de légalité, le caractère exécutoire suppose à la fois la publicité et la transmission au préfet (article L. 2131-1) ; l'article L. 2131-2 énumère les actes qui n'ont pas à être transmis. Les documents issus de la télétransmission permettent en général d'identifier ces deux dates.
Sources
Code général des collectivités territoriales : articles L. 2121-12, L. 2121-15, L. 2121-17, L. 2121-23, L. 2121-25, L. 2121-26, L. 2131-1, L. 2131-2, R. 2121-9, R. 2131-1 ; articles L. 2541-1, L. 2541-2, L. 2541-5 et L. 2541-6 pour le droit local d'Alsace-Moselle. Code des relations entre le public et l'administration : articles L. 300-2, L. 311-1, L. 311-2, L. 311-9, L. 112-3 et R. 343-1. Ordonnance n° 2021-1310 et décret n° 2021-1311 du 7 octobre 2021. Réponse ministérielle, Sénat, question écrite n° 02802 du 2 février 2023. Sur la forme de la demande : Commission d'accès aux documents administratifs, cada.fr.
Fiche vérifiée le 27 septembre 2026. Elle décrit la règle, pas la pratique d'une commune. Si vous constatez une erreur, écrivez-nous à contact@vptalange.fr : nous corrigeons et nous le signalons sur cette page.
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